از زمانی که کامپیوتر یا به اصطلاح فارسی آن، رایانه پای به زندگی بشر گذاشت، انسان هر روز از این معجزه بشری دستاوردی جدید را مطالبه می‌کند. امروز نقش ICT در زندگی انسان به قدری پر رنگ است که می‌توان ادعا کرد که زندگی جوامع امروزی بدون آن فلج خواهد شد و بسیاری از امور با مشکلات جدی مواجه خواهند شد. ضرورت همراهی با فناوری‌های نوین، امروز این واقعیت را به ما گوشزد می‌کند که عقب افتادن از این قافله، نه تنها ما را از عرصه رقابت برای به دست آوردن اهداف‌مان خارج می‌کند که حتی سازمان دادن به کارهای درون سازمانی را نیز با مشکل مواجه خواهد کرد. البته ورود به دنیای اطلاعات و ارتباطات، خود به خود ما را با دنیای عظیمی از اطلاعات مواجه می‌کند که اگر انسجام برای دریافت و مدیریت آن وجود نداشته باشد، نه تنها به ما کمکی نمی‌شود بلکه مشکلات را نیز افزاریش می‌دهد، بنابراین ضرورت یکپارچه‌سازی اطلاعات ایجاب می‌کند که ما به دنبال انسجام و مدیریت اطلاعات باشیم. امروز انسان و به خصوص کسانی که عهده‌دار مسئولیتی هستند و مدیریت بر سازمان، شرکت و موسسه‌ای را اعمال می‌کنند با حجم عظیم اطلاعات مواجهند که می‌بایست این اطلاعات به منظور بهره‌برداری درست در یک مسیر صحیح، مدیریت و حسب آن دستورات مقتضی صادر شود. این یکپارچه‌سازی اطلاعات درونی و بیرونی یک سازمان، شرکت و یا موسسه، این امکان را به مدیران می‌دهد که ضمن هماهنگ کردن تمامی بخش‌های مربوطه، شکاف‌های اطلاعاتی که ممکن است در برخی بخش‌ها بروز دهد را پوشش دهند و نظرات و راهکارهای خود را اعمال کنند. بر این اساس، ابتدایی‌ترین اقدام در یکپارچه‌سازی اطلاعات، به اشتراک گذاشتن آنها از طریق یک سیستم نرم‌افزاری است. از زمان پیدایش کامپیوتر، به اشتراک گذاشتن اطلاعات یا Share کردن آنها همواره در دستور کار برنامه‌نویسان رایانه بود تا هم مخاطبان بتوانند به اطلاعات دیگران – البته بر اساس صدور دستورالعمل‌های متناسب- دست یابند و هم مدیران بتوانند بر منابع سازمانی خود مدیریت داشته باشند. امروز یکی از ضرورت‌های متدهای مدیریتی، مدیریت منسجم و کارآمد بر منابع سازمانی است.

تعریف ERP

ERP که مخفف واژه Enterprise Resource Planing یعنی «مدیریت منابع سازمانی» است یکی از همین برنامه‌های نرم‌افزاری است که می‌کوشد تمامی بخش‌ها و عملیات داخل یک موسسه و شرکت را به صورت یکجا مدیریت کند و نیازهای خاص هر واحد را پاسخ دهد. ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان آن بین تمامی بخش‌های یک سازمان و موسسه اعم از مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است. ERPرا می‌توان به عنوان یک نرم‌افزار یکپارچه تعریف کرد که دارای اجزاهای مختلفی برای برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و مدیریت حمل و نقل و برخی مدیریت‌های دیگر است. یکی از نرم‌افزارهایی که طي چند سال اخیر مورد استفاده مدیران سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ قرار گرفته ERPاست، نرم‌افزاری که می‌تواند مدیریت کاملی بر منابع داشته باشد.

مشخصات کلیدی یک سیستم ERP

• جامعیت:

  نرم افزار ERPقادر به پاسخگویی به تمامی نیازهای یک سازمان در حوزه‌های مختلف و دربرگیرنده تمامی این نیازها است. این جامعیت تمامی سطوح حوزه‌های اصلی و ستادی از مدیریت گرفته تا انباردار را شامل می‌شود.

• امنیت:

  از آنجایی که به اشتراک گذاشتن اطلاعات و دستکاری در آن، امروز به یکی از دغدغه‌های اصلی موسسات، شرکت‌ها و سازمان‌ها مبدل شده است، نرم افزار ERP قادر است یک راهکار جامع امنیتی برای کنترل دسترسی‌های کاربران به تمامی اجزای نرم‌افزار ارائه کند تا از این طریق دغدغه‌های مدیران و کاربران ERP برای استفاده از این نرم‌افزار رفع شود.

• انعطاف پذیری در تغییرات:

  امروز یکی از نقطه ضعف‌های برنامه‌های نرم‌افزاری عدم انعطاف در برابر پیشرفت‌ها و تحولات امروز جامعه است، به طوری که کاربران چنین نرم‌افزارهایی مجبور می‌شوند هر از چندگاهی دست به تغییرات بنیادین در استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط کاری خود برنند، اما یکی از ویژگی‌های برتر ERP انعطاف این سیستم در برابر تغییرات و تحولات در فرآیندها است.

دلایل استفاده از ERP

• یکپارچه کردن اطلاعات مالی:

  با این کار یک سیستم یکپارچه و با ثبات طراحی می‌شود که کلیه عملیات بخش‌های فروش، حسابداری، مالی و سایر واحدهای مرتبط را ادغام می‌کند و دوباره کاری در این بخش‌ها را از بین می‌برد.

• یکپارچه کردن اطلاعات سفارش مشتریان:

  سیستم ERP می‌تواند چرخه سفارش مشتریان را از زمانی که مشتری درخواست خدمات می‌کند تا زمان دریافت کالا و صورتحساب مالی، برنامه‌ریزی کند.با استفاده از این نرم‌افزار، شرکت‌ها با پیگیری مسیر سفارش به آسانی بخش‌های ساخت، موجودی و حمل‌ونقل را با یکدیگر هماهنگ می‌کنند.در واقع ERPسفارش مشتری را می‌گیرد و مسیر نرم‌افزاری برای تکمیل فرم سفارش و طی شدن مراحل مختلف آن را به صورت اتوماتیک فراهم می‌کند.

• استاندارد کردن و سرعت بخشیدن به فرآیندهای تولید:

  سیستم ERPبا شیوه‌های استاندارد، مراحل مختلف تولید را مکانیزه می کند. استانداردسازی فرآیندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه می‌تواند زمان ساخت و هزينه‌ها را کاهش و بهره‌وری را افزایش دهد.

• کاهش اسناد کاغذی:

  امروز یکی از معایب نظام‌های اداری، تولیدی و صنعتی، افزایش استفاده از اسناد کاغذی و یا همان کاغذ بازی مصطلح در عرف جامعه است. با استفاده از سیستم ERP از پذیرش تمامی سفارشات و تقاضا گرفته تا تحویل سفارش از انبار به مشتری، به صورت خودکار انجام می‌شود بدون اینکه کاغذ کمترین نقش را در اين میان داشته باشد. این کار علاوه بر سرعت عمل بالا باعث کاهش هزینه‌ها نیز می‌شود.

• استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی:

  در شرکت‌هایی که در چند زمینه کاری فعالیت می‌کنند، ERPشیوه‌های ساده‌ای برای ردیابی اطلاعات مربوط به ساعات کاری کارمندان و مزایا و خدمات آنها ارائه می‌دهد.

مزایای استفاده از ERP

• کاهش هزینه‌های حمل موجودی
• کاهش هزینه‌های سفارش
• کاهش هزینه‌های تولید
• کاهش هزینه نگهداری سوابق
• کاهش سرمایه‌گذاری در تجهیزات
• بهبود کارایی که به سود دهی بیشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود
• افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
• افزایش رضایتمندی مشتری

معایب ERP

• گران بودن هزینه نصب و نگهداری
• دشواری استفاده از برخی ERPها
• مقاومت افراد برای به اشتراک گذاشتن برخی اطلاعات که برای یک فرآیند ضروری است

هزینه‌های پنهان ERP

به طور معمول بهره‌گیری از هر سیستمی چه نرم‌افزاری و چه سخت‌افزاری، علاوه بر هزینه‌های جاری، دارای هزینه‌های پنهانی نیز می‌باشد که سیستم ERP نیز مستثنی از این قاعده نیست. در پایین به برخی از این هزینه‌ها اشاره می‌شود:

• آموزش کارمندان
• آزمایش و یکپارچه‌سازی
• سفارشی‌سازی
• تبدیل داده‌ها
• تجزیه و تحلیل داده‌ها
• مشاوره
• جایگزینی بهترین‌ها

دلایل شکست ERP و راهکارهای جلوگیری از آن

اگر از برخی تجربه‌های ناموفق در زمینه پیاده‌سازی سیستمERPکه از سوی برخی شرکت‌های غیر حرفه‌ای عرضه شده، بگذریم، باید گفت که به دلیل نوپا بودن صنعت IT در ایران و نیز به دلیل عدم آگاهی مدیران ارشد سازمان‌ها از مزایای ERP، این نرم‌افزار هنوز نتوانسته به خوبی جای خود را در میان شرکت‌ها، سازمان‌ها، موسسات، کارخانجات و مراکز تولیدی و صنعتی باز کند.بنابر این یکی از دلایل جانیفتادن این سیستم در شرکت‌ها و سازمان‌ها عدم آگاهی مدیران آنها از مزایای ERPاست، به همین دلیل بهره‌گیری از مشاورانی متخصص و آگاه که به خوبی مزایای استفاده از این نرم‌افزار را برای مدیران تبیین کنند و نیز بهره‌گیری از مشاوره‌های شرکت‌های ارائه کننده ERP امری ضروری بشمار می‌آید.

یکی دیگر از عوامل شکست سیستم ERPعدم امکان سرمایه‌گذاری مدیران برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها برای نصب و راه‌اندازی این نرم‌افزار در شرکت‌های متبوع خود است. بدون شک بهره‌گیری از این سیستم نیازمند سرمایه‌گذاری کلان است که البته این سرمایه‌گذاری با توجه به محاسنی که استفاده از این‌نرم افزار دارد و شرح آن در بالا رفت، کاملاً مقرون به صرفه است.

از دیگر عواملی که باعث شکست در راه‌اندازی سیستم ERP می‌شود، فقدان عنصر حیاتی «تحمل» و «بردباری» است چرا که استقرار، نصب و استفاده بهینه از این سیستم نیازمند زمان است، ضمن اینکه پس از نصب این نرم‌افزار می‌بایست آموزش لازم نیز به کارکنان و کاربران این سیستم داده شود.

از دیگر عواملی که می‌توان در شکست ERP در ایران به آن اشاره کرد، عمر کوتاه مدیریتی به خصوص در شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی است. گاهی اوقات مشاهده شده است که مجوزهای لازم برای نصب و استقرار سیستم ERP از سوی مدیر یک شرکت و یا سازمان صادر شده اما با روی کار آمدن مدیر جدید، وی این تصمیم را ملغی کرده و بنابر این نصب این نرم‌افزار در آن سازمان به سرانجامي نرسیده است.

ضرورت استفاده از ERPهای ایرانی

سیستم ERPنه یک نرم‌افزار بلکه یک راهکار و ابزار مدیریتی است و اجرای آن تحت تأثیر مسائل فرهنگی، مدیریتی، قوانین و مدیریت کشوری و دیگر عوامل محیطی می‌باشد، لذا دلیل شکست بهره‌مندی از ERPهای خریداری شده از خارج، سازگار نبودن آنها با موارد یاد شده است.

یکی دیگر از معایبی که ERPهای خارجی دارد، عدم امکان آموزش به کارکنان شرکت‌ها و موسسات و کاربران این سیستم است. معمولاً هزینه‌های آموزش کارکنان درباره ERP بالاست، زیرا کاربران این نرم‌افزار می‌بایست مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگیرند، بدتر اینکه شرکت‌های خارجی نیز نمی‌توانند در این موارد آموزشی ارائه کنند. بنابراین در اینجا ضرورت استفاده از ERPهای داخلی به خوبی نمایان می‌شود چون هم بحث آموزش کارکنان و کاربران این سیستم را در دستور برنامه‌های خود دارند و هم می‌توانند پشتیبانی و خدمات پس از فروش مطلوبی را به موسسات و شرکت‌ها ارائه نمایند.

مشخصات فنی ERP «تدوین فرآیند»

سیستم ERP «تدوین فرآیند» دارای قابلیت‌های فراوانی برای استفاده در شرکت‌ها، موسسات، کارخانجات و بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ است از جمله اینکه قادر است با بهره‌گیری از تکنولوژی WPF و WCF، از رابط کاربری وب و ویندوزی با گرافیک بسیار بالا و افکت‌های متنوع به صورت همزمان بهره‌برداری کند. در زیر مشخصات فنی سیستم ERP «تدوین فرآیند» با قابلیت‌های فراوان آن ذکر می‌شود.

Flow Work (گردش کاری):

گردش کاری یک راهکار خودکار به منظور جابجایی اسناد یا مدارک دیگر از میان مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و عملیات‌ها است.به بیانی دیگر چنانچه در سازمان، سیستمی برای کنترل نحوه جابجایی اسناد یا مدارک وجود داشته باشد، این سیستم گردش کاری نام خواهد گرفت.برای مثال اگر بتوان فهمید که برای تایید یک سند از یک کتابخانه اسناد، بایستی چه فرد یا گروهی مرجع واقع شوند، علت را بایستی در پیاده‌سازی صحیح استراتژی مدیریت اسناد و وجود گردش‌های کاری جستجو کرد.

هنگامی که مولف، سند یک چرخه‌ کاری را راه‌اندازی می‌کند، فعالیت‌های مربوط به تایید سند، ایجاد و سپس به کاربران شبکه در چرخه کاری واگذار شده و در نهایت دستورالعمل‌ها به همراه یک لینک برای تایید سند مذکور از طریق پرتال برای کاربران ارسال می‌شود.

هنگامی که یک گردش کاری در جریان است، هر مولف سند یا هر کاربری می‌تواند ببیند کدام شخص فعالیتش را به پایان رسانده است.چنانچه هر شخص فعالیت‌های محوله را به اتمام برساند چرخه کاری‌اش به پایان رسیده و مولف هم به صورت خودکار با خبر می‌شود.

مزاياي اصلي سيستم گردش كار

استفاده از سيستم‌هاي Flow Work براي سازمان‌ها، مزاياي مستقيم و غير مستقيم متعددي را به همراه دارد؛ از جمله اين مزايا مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

• حذف بروکراسی و کاغذ بازی در صورت پیاده‌سازی مناسب این سیستم
• مدیریت بر گردش کار کل سازمان
• مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد افراد و واحدهای مختلف در سازمان
• بهبود كارایي
• ایجاد امکانی برای تعامل افراد در سازمان به صورت غیر همزمان
• تخصیص خودکار و هوشمندانه منابع انسانی به فعالیت‌ها
• استفاده از انواع روش‌های اطلاع‌رسانی و نیز قابلیت اتصال به پایانه‌های ویژه محیط‌های کار گروهی
• كنترل بهتر فرآيندها
• بهبود خدمات‌رسانی به مشتريان
• انعطاف‌پذيري
• بهبود فرايندهاي سازمان
• كاهش دادن هزينه‏هاي زنجيره تامين مواد و منابع
• كوتاه نمودن زمان انجام یک کار
• گسترده کردن تنوع در توليد
• ارتقای كيفيت
• در نظر گرفتن زمان مطمئن براي تحويل
• سامان‌دهي دريافت تقاضا، توليد و تامين منابع در سطح جهاني