امروز مهمترین مسئله در خدمات‌‌رسانی به مشتریان، سرعت عمل بالاست که تحقق این امر با انجام اقدامات درون سازمانی نظیر تلفن، نامه‌‌نگاری و برخی روش‌های دیگر سخت می‌نماید چرا که علاوه بر اتلاف وقت، موجبات نارضایتی مشتریان را نیز فراهم می‌آورد، لذا استفاده از فناوری‎های روز و سیستم‌های نرم‌افزاری برای تسهیل در امور خدماتی ، ضرورت امروز مشتری‌مداری است.

در گذشته شاید بکارگیری روش‌های سنتی برای ارائه خدمات به مشتریان با توجه به تراکم جمعیتی آن زمان، پاسخگوی نیازهای جامعه بود اما امروز با توجه به رشد جمعیت و تراکم آن در پایتخت و نیز شهرهای بزرگ و حتی شهرهای کوچک، دیگر آن روش‌ها و متدها کارآمد نبوده و ضرورت بکارگیری فناوری‌های نو را به ارائه‌دهندگان خدمات گوشزد می‌کند که غفلت از آن باعث توقف میزان سوددهی و حتی کاهش آن می‌شود.

پیشرفت علم و فناوری اطلاعات و پیچیدگی‌های روزافزون فعالیت شرکت‌ها و حتی فروشگاه‌ها باعث شده تا برنامه‌نویسان با برنامه‌نویسی نرم‌افزارهای مختلف راه را برای ارائه خدمات بهتر و بیشتر و رعایت قواعد امروزی مشتری‌مداری هموار سازند.

از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به نرم افزار «سیستم جامع فروشگاهی» اشاره کرد که کلیه عملیات‌های خرید، فروش، صندوق، انبار و مالی و حسابداری را شامل می‌شود. امروز باید توجه ویژه‌ای به این مسئله کرد که در شرایط فعلی بخش‌ها و تخصص‌ها در شرکت‎های ارائه کننده خدمات و  فروشگاه‎ها نمی‌توانند جزایرگونه عمل کنند و در عین استقلال می‌بایست از طریق یک سیستم جامع بهم متصل شوند، نمونه آنکه بخش دریافت کننده تقاضا از متقاضی خدمات، نمی‌تواند خود را بی‌ارتباط با بخش انبار یا توزیع کننده جنس یا کالا بداند چرا که میان پذیرنده سفارش و توزیع کننده قطعا رابطه مستقیمی برقرار  است که هرگونه ناهماهنگی در این حوزه‌ها می‌تواند باعث اتلاف وقت مشتریان شود.

امروز «سیستم جامع فروشگاهی» این فاصله‌ها را از بین برده و علاوه بر سرعت بخشیدن به کارها و تسهیل امور در شرکت‌ها و فروشگاه‌ها، موجبات رضایتمندی مشتریان را نیز فراهم کرده است.

«سیستم جامع فروشگاهی» در بر گیرنده کلیه نیاز های مراکز فروش، فروشگاه‌های زنجیره‎ای، شرکت‌های بزرگ و کوچک، سوپر مارکت‌ها، تعاونی‌ها، مراکز پخش، عمده فروشی‌ها و موسسات می‌باشد و شامل محورهایی نظیر خرید، فروش، صندوق، انبار و مالی و حسابداری است.

شرکت «تدوین فرآیند» پیشرو در ارائه «سیستم جامع فروشگاهی» با بهره‌گیری از متخصصان فعال در حوزه نرم‌افزار و IT قادر به ارائه این سیستم به بهترین شکل ممکن و «اقتصادی‌تر کردن» فعالیت بنگاه‌های تولیدی و صنعتی است.

رویکرد نرم‌افزاری 

مهمترین عامل جهت کنترل و نظارت بر عملیات جاری و اجرایی فروشگاه‌ها بکارگیری نرم‌افزار جامع فروشگاهی می‎باشد، به گونه‌ای که پیاده‌سازی کامل و دقیق یک فروش مویرگی در سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات از حساسیت و جایگاه خاصی برخوردار می‌شود.

 نرم‌افزار جامع فروشگاهی «تدوین فرآیند»

با در نظر گرفتن نیاز سازمان‌ها و بنگاه‌های بزرگ و استفاده بهینه از نرم‌افزارهای کاربردی، شرکت «تدوین فرآیند» در کنار پیاده‌سازی نرم‌افزار جامع فروشگاهی، ضمن پاسخگویی به حوزه‌های مختلف کاری کارخانجات بزرگ تولیدی و شرکت‌های بازرگانی، ضرورت دستیابی شرکت‌ها و فروشگاه‌های مختلف به اطلاعات شعب و نمایندگی‌های فروش درسطح کشور را در دستور کار خود قرار داده است. شرکت «تدوین فرآیند» با اتکا به تجربیات حاصل از شناخت این حوزه و نیروی کارشناسی مجرب، اقدام به تهیه فرآیندهای موجود در حوزه خرید، فروش، انبار، صندوق و مالی نموده و همه این نرم‌افزارها را در قالب یک سیستم واحد با سطوح دسترسی خاص ارائه داد تا شرکت‌ها قادر به کنترل موارد داخلی و اطلاعات مربوط به شعب و نمایندگی‌های مجاز در تمام سطوح اطلاعاتی باشند.

توانمندی‌ها و امکانات اصلی نرم‌افزار فروش فروشگاهی

نظر به اینکه دیدگاه‌های مشخصی در ارتباط با کنترل رخدادهای مربوط به فعالیت فروشگاهی شناخته شده است، طراحی سیستم فروشگاهی باید به گونه‌ای می‌باشد که ارتباط حوزه تدارکات و خرید از سویی و فروش و خروج کالا از طرف دیگر را با احتساب کلیه شرایط ریالی در یک محیط یکپارچه فراهم کند تا تمامی عملیات مربوطه، با اخذ کمترین زمان کاربران، نتیجه را به سیستم مالی ارسال و خواسته‌های مورد نیاز مدیریت را فراهم سازد.

قابلیت های کلی سیستم فروش فروشگاهی

 -         تعیین مشخصات منابع خرید، مشتریان، کارپردازان و عوامل فروش

-         تعریف مشخصات کالا و محصولات با توجه به گروه‌بندی و نحوه بسته‌بندی و صفات جانبی

-         تعیین قفسه کالا و سفارش کار و برند هر کالا به صورت تفکیکی

-         قابلیت تعریف انواع فروش و برخورد با هر مشتری از لحاظ تسویه حساب مالی

-         تعریف ضوابط اضافات و تخفیفات هر فاکتور با اشاره به محصول یا گروه مشتری در فواصل زمانی مختلف

-         تعریف انواع مشخصات بانک‌ها و حساب‌های نقدی و اسنادی جهت کنترل ریالی هر مشتری

-         تعریف حساب‌های مالی دربیش از 7 لایه متمایز

-        قابلیت دریافت اسناد حسابداری هر زیر سیستم به صورت اتوماتیک در سیستم حسابداری

-         تعریف اطلاع نامحدود شعبه و انبار و قیمت‌گذاری حواله‌های صادره و ارسال اسناد به سیستم حسابداری

-         تعریف ضوابط حسابداری فروش و ارسال اسناد به مالی طبق کدینگ هر شرکت

-         قابلیت خواندن اطلاعات از طریق بارکد

عملیات خرید 

-         تغذیه درخواست خرید با اشاره به شماره سفارش و تامین کننده و کنترل کارپرداز هر سند

-         امکان پیگیری درخواست‌های فوری و عادی و بررسی وضعیت خرید هر ردیف

-         ثبت فاکتور خرید فروشندگان با مرجع (مشاهده مانده درخواست‌های خرید) یا بدون درنظر گرفتن درخواست خرید صادر شده

-         تعیین اثرگذاری فاکتور خرید در موجودی انبار یا بی‌اثر بودن آن تا زمان ثبت رسید انبار

-         تایید گروهی و موردی فاکتورهای خرید و تبدیل به رسید انبار

عملیات انبار

-         تعریف انبارهای فروشگاه با در نظر گرفتن شعب و ماهیت انبارها

-         تغذیه فرم‌های وارده به انبار و اسناد صادره و ثبت تعدیلات مربوطه

-         مشاهده گردش کالا در هر انبار به صورت تعدادی و ریالی

-         قیمت‌گذاری اسناد در تمامی انبارها

-         ارسال سند حسابداری با توجه به ضوابط خاص شرکت به بخش سند حسابداری

 عملیات فروش

-         ثبت و صدور پیش فاکتور جهت ارائه به شرکت‌های طرف قرارداد و مشاهده اطلاعات مورد نیاز مشتریان برای صدور فاکتور نهایی

-         ثبت فاکتور فروش به صورت مستقل از پیش فاکتور یا مرجع واقع شدن پیش فاکتور و کنترل تمامی ضوابط ریالی و اعتباری و حساب مشتریان در لحظه صدور فاکتور فروش و کنترل موجودی انبار

-         ثبت همزمان مبلغ قابل پرداخت و فاکتور فروش و ارسال مکانیزه آن به سیستم دریافت و پرداخت

-         ثبت میزان برگشت از فروش هر فاکتور با در نظر گرفتن مقدار و کنترل میزان ریالی کل فاکتور صادر شده و نیز مرجع قرار ندادن فاکتورهای صادر شده قبلی و ثبت مستقل هر برگشتی و اضافه نمودن هر میزان از برگشتی به موجودی انبار موردنظر

عملیات مالی

-         ثبت دریافت‌های روزانه صندوق و کنترل دریافت‌های ثبت شده که از طریق صدور فاکتور فروش به بخش دریافت و پرداخت انتقال داده شده‌اند

-         ثبت پرداخت‌های روزانه صندوق و حساب‌های بانکی و مشاهده موجودی لحظه‌ای هر حساب و صدور چک‌های بانکی و مشاهده متن چک‌های صادر شده در هر لحظه

-         مشاهده حساب مشتری تا روز جاری

-         ثبت چک‌های وصول شده و کنترل اسناد دریافتی

-         دریافت مکانیزه اسناد صادر شده از بخش شرکت (انبار، فروش، خرید، وجوه نقد)

-         مشاهده اسناد حسابداری و ثبت به صورت مستقل از هر سند اصلاحی در فرم سند حسابداری

-         تعریف ضوابط مربوط به هر زیر سیستم جهت صدور و ارسال اسناد به فرم سند حسابداری